Biaya utama untuk memulai atau memperluas bisnis adalah harga yang harus dibayar untuk mengatur dan menghadiri pertemuan dengan klien dan rekan bisnis. Terlebih lagi, banyaknya perjalanan yang terlibat dalam menghadiri acara-acara ini, terutama yang diadakan di luar negeri, menyulitkan perusahaan untuk memenuhi tuntutan yang berkembang untuk meminimalkan dampak negatifnya terhadap lingkungan bisnis. Namun demikian, mengadakan pertemuan yang efektif adalah bagian penting dari menjalankan bisnis yang sukses; seperti yang diakibatkan oleh awan vulkanik Islandia yang memaksa mendaratkan semua penerbangan, aktifitas perusahaan akan berhenti sesaat ketika konferensi ini tidak jadi terlaksana.

video conference

Konferensi dan rapat yang efektif memiliki biaya yang mahal, memakan waktu, namun sangat penting untuk kesuksesan suatu bisnis, dalam skema yang lebih besar, berdampak kepada ekonomi. Sebagai bisnis baru dengan pergantian staf yang relatif tidak stabil atau tidak teratur, menemukan waktu dan uang untuk berinvestasi dalam aktifitas ini bisa menjadi tantangan yang tidak mudah diatasi. Apakah itu biaya finansial untuk perjalanan berikut akomodasi, dan makanan untuk karyawan yang dikirim ke konferensi, atau kurangnya staf di kantor karena kepergian mereka selama berhari-hari, dampak keseluruhan dari menghadiri sebuah konferensi dapat memberikan masalah tersendiri terhadap perusahaan yang baru mulai.

Namun, di era teknologi modern, semua itu tidak harus menjadi masalah. Ketika awan vulkanik membuat pertemuan untuk konferensi menjadi tidak mungkin, bisnis di Inggris mengatasi masalah dengan beralih ke apa yang seharusnya menjadi alternatif yang jelas dari awal – video conference. Sementara awan abu membumikan semua penerbangan, perusahaan yang menggunakan teknologi konferensi video untuk berkomunikasi dengan klien dan rekan bisnis meningkat sebanyak 230%!

Yang aneh adalah, mengapa butuh letusan gunung berapi untuk mendorong perusahaan mencoba konferensi video sebagai alternatif dari meeting tatap muka. Menghilangkan biaya perjalanan dan akomodasi, serta kebutuhan untuk menghabiskan waktu jauh dari pekerjaan, konferensi video telah digunakan oleh banyak bisnis selama bertahun-tahun. Untuk harga webcam dan koneksi internet yang layak, baik perusahaan baru maupun yang sudah mapan dapat mengadakan konferensi harian dengan klien dan pelanggan di seluruh dunia, tanpa harus meregangkan anggaran mereka untuk membayar harga tiket pesawat dan hotel. Di mana membangun basis klien dulu merupakan proses yang panjang dan sulit yang menghabiskan sebagian besar pendapatan beberapa tahun pertama, sekarang dapat sesederhana serangkaian email dan panggilan video singkat dari kantor.

Setiap perusahaan harus berusaha untuk mengurangi biaya overhead mereka sebanyak mungkin. Dengan biaya perjalanan yang menjadi bagian besar dari pengeluaran banyak perusahaan, mengganti pertemuan fisik dengan konferensi video merupakan cara yang jelas dan efektif untuk menghemat uang seperti yang diharapkan oleh perusahaan. Selain itu, perusahaan-perusahaan baru yang memulai pada masa-masa sulit perlu memastikan mereka mempertahankan biaya awal seminimal mungkin. Dengan memangkas dana yang diperlukan untuk membangun dan memelihara hubungan klien, perusahaan-perusahaan baru sekarang hanya akan menghemat uang ketika mereka memulai, mereka juga akan menjamin proposal bisnis mereka lebih mungkin diterima sedari awal!